SC.2 [Self-Coaching] 如何做時間管理?

Monday Hour Planning

為什麼會想分享時間管理呢?

因為自從武漢肺炎後,大概從三月中開始我必須得在家工作,我的工作也沒有明確的上下班時間,只要能在時間內處理完成即可。而同時間我也開始人生試衣間Podcast、寫部落格、報名線上課程…等等。

然而在家工作後沒多久,我就發現我好像有好多時間,但好像沒有完成很多事,效率變得很差,所以我開始嘗試不同的時間管理方法,現在我也整理出自己的時間管理流程。

因為我都是在每週一早上執行的這流程,所以我自己稱它為Monday Hour Planning — 這有四個步驟和四個心法:)

Monday Hour Planning 四個步驟:

#1 列下當週想做的事

在每個禮拜一大早,我會拿出一張白紙,把這週想做的事全部寫下來,必須做什麼事情?想做什麼事情?

#2 訂出每件事所需要的時間

在剛剛的清單上,我會在每件事的旁邊寫下需要花多久時間。如果不知道會花多久時間才會做完的話,我會先抓個大概且充裕的時間,多做幾次以後就會比較有概念這件事需要花多久了。

#3 列出優先順序

接著我會在每件事的旁邊再寫下什麼時候前必須完成。要記得先做重要的事,再做緊急的事。當你把事情都安排好了,你就會發現沒有什麼事情是真的那麼緊急的。這時如果有可以一起做的事,我就會先註明,到時一起完成這些件事情。

#4 放進行事曆的時間點上

接著打開行事曆,我會先規劃我的空閒、睡覺時間,接著再把清單上的事件放入行事曆日期、時間點上。有時候一件事情可能需要花很多時間又或者是我發現自己無法一次完成的話,我就會把它拆成兩次或三次來完成。

最後,當我把所有事情都放入行事曆後,我就會把那張清單丟掉,一定要丟掉,丟掉時會有很爽快的感覺~

TIP: 如果你週一要上班的話,可以早起一個小時來做,或是在週日晚上先做好Monday Hour Planning。

Monday Hour Planning 四個心法:

#1 我們無法管理時間,要管理的是自己—自己的想法

雖然我的標題是時間管理,但我們根本沒辦法管理時間,我們的一天就是24小時,就算你認為你做了時間管理,但時間不會變快也不會變慢,我們必須要管理的是我們自己—我們自己的想法。

你不是沒有時間,你是覺得沒有時間,“你覺得…” 這就是你的想法。

#2 對你的大腦說「不」

可能到規劃的時間,腦袋一定會出現不想做這件事的想法,想去其他任何事,這時要和大腦的這個想法say No,並且和它說:「如果我沒有及時完成的話,我就要用自己空閒的時間完成。」我自己發現這真的很有用,因為我不想用我自己的空閒時間來做事。

#3 NO time 專注完成任務

什麼是NO time ? Notification off 關掉通知,把手機開起入擾模式,電腦關掉通知及其他的頁面,如果可以,把手機擺得越遠越好。少了這些通知、手機的干擾,你的做事效率會變高很多。

#4 目標是由小事累積而成

你可能有些目標想要完成,不管是大目標還是小目標,但這些目標絕對都不是一個行動或一天就能完成的。要達到一個目標都是需要靠你每天完成你計畫上的每一件小事,不斷地累積才能達成想要的目標的。

為什麼要做時間管理?

聽完Monday Hour Planning 後,你也可能會想我才不要把時間規劃得死死的~我以前也會這樣想,但自從我開始執行後,我發現我才“真正”有更多的空閒時間,在空閒時間中我才能更放心、隨意地耍廢,不會邊看劇邊覺得心裡不安,或事後責怪自已為什麼不認真之類的。我認為最有感的是,每週日看到我這週又完成了哪些事,心裡就覺得好滿足,覺得自己好像又進步了一點點 🥰

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